Jak dokumentować zakup od osoby prowadzącej taką działalność?
Jakie obowiązki mają prowadzący nierejestrowaną działalność?
Nierejestrowana działalność gospodarcza to nowe udogodnienie dla przedsiębiorców, ale właśnie dlatego, że jest nowe powoduje wiele pytań i wątpliwości zarówno dla tych, którzy chcą ją prowadzić, jak i dla ich klientów. W tym artykule skupię się tylko na obowiązkach dotyczących dokumentowania sprzedaży oraz tego jakie dokumenty zakupu mogą otrzymać klienci.
Osoba, która prowadzi NDG (nierejestrowaną działalność gospodarczą) podlega przepisom ustawy o VAT (Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług Dz. U. z 2017 poz. 1221 tekst jednolity). Prowadzenie nierejestrowanej działalności to nadal prowadzenie działalności gospodarczej i pomimo braku obowiązku rejestracji w CEIDG przepisy tej ustawy obowiązują wszystkich przedsiębiorców. Podleganie przepisom ustawy o VAT nie oznacza od razu, że jesteś „Vatowcem”, ale masz obowiązki związane z prowadzeniem dodatkowych ewidencji, używaniem kasy fiskalnej oraz wystawianiem faktur, które są opisane właśnie w tej ustawie i rozporządzeniach do niej.
Ze względu na limit przychodów przy NDG (1300 zł na miesiąc w 2020 r.) nie trzeba martwić się o przekroczenie limitu przychodów – 200.000 zł rocznie – uprawniającego do zwolnienia z VAT. Są jednak takie towary i usługi, których sprzedaż wyklucza ze zwolnienia i wtedy należy zarejestrować się do VAT oraz opłacać ten podatek. Szczególną uwagę na to powinny zwrócić osoby wykonujące usługi jubilerskie, doradcze, sprzedające metale szlachetne, wyroby jubilerskie i z bursztynu. Pełna lista wyłączeń ze zwolnienia znajduje się w art. 113 ust. 13 i załączniku 12 ustawy o VAT.
Niezależnie od statusu podatnika VAT (zwolniony lub czynny) w przypadku zakupu i sprzedaży towarów lub usług od zagranicznych firm (np. Google, FB lub dostawcy towarów) może powstać obowiązek rejestracji do podatku VAT europejskiego i rozliczenia go. Obowiązek taki zależy od usługi lub towaru, a także miejsca świadczenia usługi lub dostarczenia towarów.
Obowiązkiem wynikającym z ustawy jest konieczność prowadzenia ewidencji sprzedaży:
– czynni podatnicy VAT prowadzą ewidencję sprzedaży i zakupu dla potrzeb rozliczenia VAT, jej elementy wymieniono w art. 109 ust. 3, a w jej prowadzeniu pomoże księgowa
– zwolnieni z VAT prowadzą uproszczoną ewidencję sprzedaży, o której mowa w art. 109 ust. 1; jeśli używają kasy fiskalnej nie muszą prowadzić tej ewidencji
Obowiązek stosowania kasy fiskalnej jest zawsze niezależny od statusu podatnika VAT. Analogicznie jak w przypadku VAT, określony w ustawie limit przychodów dla transakcji gotówkowych (20.000 zł rocznie) zwalniający z obowiązku używania kasy fiskalnej jest mniejszy niż limit przychodów dla NDG. Tak samo jest też lista towarów i usług, których sprzedaż obliguje do stosowania kasy fiskalnej już od pierwszej transakcji. Szczególną uwagę na to powinny zwrócić osoby wykonujące przedmioty z metali szlachetnych lub z ich udziałem. Pełna lista usług i towarów obligujących do zainstalowania kasy fiskalnej znajduje się w Rozporządzeniu w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2017 r. poz. 2454).
Przy NDG nie ma obowiązku wystawiania dla wszystkich faktur, chyba że klient tego zażąda. Na żądanie trzeba wystawić fakturę każdemu, niezależnie czy to firma czy osoba fizyczna bez działalności. Faktura, którą należy wystawić zależy od statusu podatnika VAT:
– podatnicy VAT (czynni) wystawiają faktury VAT zawierające dane określone w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, wykaz elementów, które powinna zawierać faktura zobacz TUTAJ.
– podatnicy zwolnieni z VAT (bierni) wystawiają faktury tzw. dla nievatowców zawierające dane określone w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 03.12.2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r. poz. 1485), wykaz elementów, które powinna zawierać faktura zobacz TUTAJ.
Faktury wystawia się najpóźniej do 15 dni po zakończeniu miesiąca, w którym dostarczono towar, wykonano usługę lub otrzymano zapłatę. Od tego terminu są wyjątki, które opisano w art. 106i ustawy o VAT, listę wyjątków zobacz TUTAJ.
Podsumowując:
Jesteś klientem? – może się zdarzyć, że jako klient nie otrzymasz żadnego dowodu zakupu lub będzie to paragon. Pamiętaj, że zawsze możesz poprosić o wystawienie faktury, aby w swojej działalności udokumentować koszt, sprzedawca ma obowiązek ją wystawić. Żądanie faktury najlepiej zgłosić jeszcze przed transakcją.
Jesteś przedsiębiorcą? – prowadząc NDG na żądanie musisz wystawić fakturę, ale też powinieneś prowadzić ewidencję sprzedaży oraz sprawdzić, czy masz obowiązek używać kasę fiskalną lub zarejestrować się do VAT.
Autor: Renata Korpyta
Aktualizacja: 19-02-2020