Ile kosztuje prowadzenie własnej firmy?

Czy moja działalność gospodarcza przyniesie zysk?

Koszty, wydatki, obciążenia… Działalność gospodarcza to niewątpliwie wyzwanie finansowe dla początkującego przedsiębiorcy. Ile kosztuje prowadzenie firmy? Jak skalkulować koszty do biznesplanu? Zanim zaczniesz, na pewno chcesz wiedzieć, ile z tego zostanie dla Ciebie?

Dobra wiadomość na początek: rejestracja działalności gospodarczej w CEIDG jest darmowa. Nie daj się nabrać oszustom, który znaleźli żyłę złota wysyłając pisma do nowych, nieświadomych przedsiębiorców, że musisz coś zapłacić, żeby być w jakimś rejestrze. To prywatne rejestry i nie masz obowiązku w nich być. Jeśli masz wątpliwości co do treści pisma przypominającego do złudzenia urzędowe pismo, skontaktuj się z urzędem. A w przypadku próby wyłudzenia pieniędzy przez obciążanie kosztami rejestracji zgłoś sprawę organom ścigania.

Teraz coś więcej o różnych kosztach, z którymi musisz się liczyć. Oczywiście mam na myśli działalność rejestrowaną w CEIDG, a nie tą zwolnioną z rejestracji. Najpierw zajmijmy się kosztami, których nie unikniesz:

Składki ZUS – obowiązkowe do zapłaty. Mamy 3 rodzaje składek:
- Ubezpieczenie zdrowotne – uprawnia do bezpłatnej opieki zdrowotnej w ramach NFZ. Zwolnieni z opłacania tej składki mogą być tylko emeryci, renciści i osoby niepełnosprawne po spełnieniu dodatkowych warunków, dla pozostałych jest zawsze obowiązkowe. Miesięczna kwota w 2020 roku to 362,34 zł, z czego część tj. 312,02 zł można odliczyć od podatku (po zapłacie składki o tyle mniej do zapłaty podatku dochodowego);
- Ubezpieczenie społeczne – składa się z kilku rodzajów ubezpieczeń: emerytalne (zbierasz na swoją emeryturę – choć to sprawa dyskusyjna), rentowe (uprawnia do renty, jeśli będziesz niezdolny trwale do pracy), wypadkowe (uprawnia do zasiłku w razie wypadku w pracy lub w drodze do pracy) i chorobowe (uprawnia do zasiłku za czas choroby). Z tych ubezpieczeń tylko chorobowe jest dobrowolne, a świadczenia można uzyskać po spełnieniu odpowiednich wymagań. W 2020 roku ulgowy ZUS to kwota 246,80 zł miesięcznie (bez chorobowego 227,69 zł), a normalny 992,30 zł miesięcznie (bez chorobowego 915,46 zł). Oczywiście podane kwoty to minimalne składki, można je samodzielnie podwyższyć, ale do określonego limitu;
- Fundusz Pracy – składka obowiązkowa, jeśli opłacasz składki na ubezpieczenie społeczne od podstawy co najmniej minimalnego wynagrodzenia, czyli nie dotyczy tych, którzy opłacają tzw. ulgowy ZUS. W zamian za składkę nie przysługują bezpośrednio żadne świadczenia. Koszt minimalnej składki dla osób z normalnymi składkami ZUS (bez ulg) to 76,84 zł w 2020 r.

Wspomnę tylko, że w przypadku innego tytułu do ubezpieczenia (np. umowa o pracę, emerytura) w zależności od wysokości świadczenia można korzystać ze zwolnienia ze składek na ubezpieczenie społeczne i Fundusz Pracy (po prostu nie trzeba się do nich zgłaszać).

Podatki – jeśli chcesz zarobić, szczególnie dobrze zarobić, to spodziewaj się podatku dochodowego do zapłaty. Oczywiście wysokość podatku można i trzeba optymalizować, ale przy dochodowej firmie nie da się go w ogólne uniknąć. Nie będę tu przedstawiać kalkulacji podatku, bo zależy on od formy opodatkowania i jest to długi temat. Najprościej ujmując załóż, że jeśli Twój produkt kosztuje dla klienta 50 zł, a koszty wykonania go to 20 zł, to Twój dochód jest równy 30 zł. Tę kwotę pomnóż razy stawkę opodatkowania (17% zasady ogólne, 19% liniowy lub odpowiedni procent w ryczałcie). Jeśli wybrałeś kartę podatkową jako formę opodatkowania to kwotę podatku znasz z góry za cały rok. Załóż w swoim budżecie kwotę podatku, wtedy nie będziesz niemiło zaskoczony.

Poza powyższymi kosztami jest jeszcze szereg innych kosztów, które mogą wystąpić, ale nie muszą. Wszystko zależy od niezbędnych w Twojej firmie wydatków.

Podatek VAT – jeśli jesteś VATowcem, czyli czynnym podatnikiem VAT, to do kwoty sprzedaży netto musisz doliczyć VAT i to będzie rzeczywista cena Twojego produktu dla kupującego. Następnie podatek VAT pomniejszony o VAT z faktur kosztowych wpłacasz do urzędu. Wracając do wspomnianego przykładu, jeśli Twój produkt ma kosztować 50 zł netto to musisz doliczyć np. 23% VAT (stawka zależy od rodzaju towaru lub usługi), wtedy cena dla klienta to 61,50 zł. Podatek VAT może dotyczyć Ciebie również wtedy, gdy dokonujesz np. importu usług od kontrahentów z zagranicy. W takiej sytuacji trzeba dodatkowo zapłacić VAT od zakupu w Polsce (nawet jeśli nie jesteś czynnym podatnikiem VAT), a wcześniej w odpowiedni sposób zarejestrować się do takich transakcji VAT;
Kasa fiskalna – jeśli masz taki obowiązek to musisz ją zakupić i utrzymywać w odpowiednim stanie, tzn. dokonywać regularnych przeglądów (odpłatnych) co najmniej raz na dwa lata. Niektóre serwisy wymagają, by przegląd był częściej. Za zakup kasy możesz otrzymać zwrot, ale niestety nie w pełnej wartości ceny zakupu. Koszt zakupu kasy to od kilkuset do kilku tysięcy złotych w zależności od funkcji urządzenia;
Biuro Rachunkowe – jeśli potrzebujesz pomocy księgowej do stałej współpracy to skalkuluj koszt takiej obsługi. Ceny są różne, ale trzeba się liczyć z miesięcznym kosztem od 150-300 zł przy małej firmie (w zależności od ilości dokumentów, opodatkowania i miasta). Warto wybrać naprawdę dobre biuro rachunkowe, wcale nie to najtańsze. Pamiętaj, że jeśli biuro rachunkowe źle naliczy podatki a Ty je zapłacisz w nieprawidłowej wysokości, to na Tobie ciąży odpowiedzialność przed Urzędem Skarbowym! Co więcej, prowadzenie księgowości zajmuje sporo czasu – zwłaszcza, gdy się na tym nie znasz. Zdecydowanie lepiej ten czas wykorzystać na skupienie się na swojej działalności, a sprawy rachunkowo-księgowe przekazać profesjonalistom i nie ponosić zbędnego ryzyka;
Najem – gdzieś działalność trzeba prowadzić. Jeśli możesz korzystać z własnego mieszkania lub domu to nie będzie dodatkowego kosztu. Jednak nie zawsze jest to możliwe, a czasem rozmiar działalności nie pozwala na „pracę w domu” i trzeba się liczyć z kosztem wynajmu. Tu po wycenę mogę odesłać jedynie na lokalny rynek nieruchomości.

Dalej rozważmy kilka innych kosztów. Dla jednych będą konieczne, dla innych fakultatywne.

Usługi informatyczne – trudno dziś znaleźć firmę bez strony internetowej, dla wielu to podstawowe narzędzie reklamy i zaistnienia na rynku. Wiele osób sprzedaje wysyłkowo przez sklepy internetowe, a taka infrastruktura kosztuje dodatkowo. Do tego jeszcze wspomnijmy o poczcie e-mail, domenie, wirtualnym dysku itd.;
Transport – czy potrzebujesz samochodu? Nie będę nawet próbować wymieniać kosztów z tym związanych. A może potrzebna będzie kalkulacja kosztów wysyłek do klientów lub kosztów regularnych dostaw?
Wyposażenie – komputer, telefon, meble, specjalne maszyny i akcesoria, inne elementy niezbędne przy Twoim typie działalności gospodarczej;
Materiały i towary – towar, który sprzedajesz musisz najpierw kupić. Jeśli samodzielnie wytwarzasz produkty, to potrzebujesz zakupić to czego używasz do produkcji. Sprzedając usługi, czasem też potrzebujesz materiałów do ich wykonania. Najtrudniej finansowo może być w przypadku handlu. Jeśli pierwszy zakup towaru finansujesz z własnych środków (a nie masz możliwości wzięcia go w komis lub z odroczonym terminem płatności) to trochę czasu upłynie zanim wszystko sprzedasz z zyskiem.
Usługi prawne – niektóre rodzaje działalności z założenia potrzebują wsparcia takiego specjalisty od samego początku. W ostatnim czasie wiele firm korzysta z pomocy prawników we wdrażaniu przykładowo procedur RODO, które Ciebie też dotyczą lub będą dotyczyć. Pomoc prawnika może okazać się niezbędna przy tworzeniu np. regulaminu sklepu internetowego.
Inne – licencje, oprogramowanie, koszty bankowe i co tylko jeszcze jest Ci potrzebne do działania.

Nie zostawiaj tego na później, zrób kalkulację kosztów swojej działalności jeszcze przed jej rejestracją. To bardzo ważny element biznesplanu, który pomoże Ci stworzyć opłacalny biznes. Ktoś z Was się o tym przekonał? Robiliście własne kalkulacje, czy rozpoczęliście działalność spontanicznie? Jakie koszty zaskoczyły Was najbardziej?

Autor: Renata Korpyta

Data aktualizacji: 06-03-2020